לקבוע תור לרופא שיניים… לשלם את אגרת הטלויזיה… להתחיל לאכול בריא… זוהי רשימה המוכרת לרבים מאיתנו, רשימה של משימות שדוחים ל-'אחר כך'.
אמרה נפוצה אומרת כי- "מחר הוא היום העמוס ביותר בשבוע"… האם ניתן להוסיף לרשימה זו נושא פעוט, כחתימה לתיבת הדואר האלקטרוני שלנו ?
מהי חתימת דוא"ל?
חתימת דוא"ל היא תוספת של מספר שורות טקסט ו/או איורים, המתווספת באופן אוטומטי בסופן של הודעות יוצאות. התוספת כוללת לרוב את שם השולח, תפקידו, החברה בה הוא עובד ועוד.
אם אתם משתמשים בדוא"ל (מי בעצם לא משתמש בדוא"ל כיום…), סביר להניח שנתקלתם בחתימות הדוא"ל.
מי בכלל צריך חתימות דוא"ל?
התעצמות האינטרנט כמדיום תקשורתי הפכה את הדואר האלקטרוני (דוא"ל) לחלק אינטגרלי בחיינו. עורכי דין רבים משתמשים באי-מייל שימוש תדיר ויומיומי ומנהלים חלק גדול מקשריהם עם לקוחות, קולגות ו"יריבים משפטיים" למיניהם דרך האי מייל, עד כדי כך שמדיום זה הפך למעשה לחלק מובן מאליו.
בזמן קריאת שורות אלו, שאלו את עצמכם- האם הנכם עושים שימוש כרגע בחתימת דוא"ל? מסתבר שניתן להפיק תועלת לא רעה משימוש באמצעי פשוט זה.
זמינות– ראשית כל, שימוש בחתימת דוא"ל הופך אתכם לזמינים יותר עבור לקוחותיכם ועבור לקוחות פוטנציאליים. הוספת חתימה שתכלול את אמצעי ההתקשרות עמכם, מקלה על יצירת קשר וחוסכת מלקוחותיכם את הצורך לחפש מידע על דרכי ההתקשרות עמכם באינטרנט או ב-144 (להלן 'Google').
מקצועיות– שנית, חתימת אי- מייל מקרינה מקצוענות ומשדרת רצינות, רשמיות וכן מקנה מראה אחיד לכלל תכתובת הדוא"ל שהנכם מנהלים.
בדיוק כפי (כך אנו מקווים) שאתם מקפידים שכתובת הדוא"ל שלכם תהיה עם סיומת משרדכם (@xxxlaw.co.il) ולא עם סיומת hotmail.com או gmail.com לדוגמה, כך ראוי להעניק מראה רשמי לתכתובות הדוא"ל שלכם.
שיווק ומיתוג– ולבסוף, אחרון וחביב בהחלט- האם העלתם על דעתכם שתדירות השימוש הגבוהה במייל הינה אמצעי שניתן לרתום לצרכיכם העסקיים? חתימת אי מייל מהווה למעשה דרך נוספת לשווק אתכם ואת משרדכם ללא עלות, למול כל מי שהנכם שולחים אליו הודעות או מגיבים להודעותיו, ומשמשת ככרטיס ביקור אלקטרוני לכל דבר. על כך נרחיב מייד.
מה צריכה חתימת דוא"ל לכלול?
רצוי לכלול בחתימת דוא"ל מידע בסיסי ודרכים ליצירת קשר-
- שמכם המלא (רצוי לשמור על ארשת רשמית, ולציין את שמכם כפי שהוא מופיע בכתבי בית המשפט, ולוותר על כינויי חיבה מתקופת השירות בצנחנים)
- תפקידכם במשרד- אם הנכם שותפים או שותפים מייסדים במשרד, ראשי מחלקה או יועצים חיצוניים- חשוב לציין זאת לצד שמכם, במיוחד לאלו מביננו העובדים עם קולגות ולקוחות מהניכר
- שם משרד עורכי הדין אליו הנכם משתייכים
- כתובת פיזית של המשרד
- טלפון ופקס במשרד
- כתובת אי מייל- למרות שתוספת זו עשויה להיראות תמוהה, שהרי אתם שולחי ההודעה, ומקבל ההודעה יבחין בכתובתכם, תוספת זו עשויה להקל על קולגות שקיבלו הודעה ששלחתם והועברה הלאה (באמצעות שימוש בכפתור "העבר הלאה"/ forward בדוא"ל)
- רצוי להוסיף לינק לאתר האינטרנט של משרדכם
- באותה נשימה, ניתן להוסיף קישור לרשתות חברתיות, בדמות האייקונים של Facebook או LinkedIn המעונבת יותר
כוחה של פשטות
בכדי להשיג את היתרונות שמנינו עד כה, לשדר מקצוענות ולהקל על יצירת קשר עמכם, יש להקפיד לשמור על חתימות דוא"ל פשוטות ורשמיות. לכן מומלץ לדבוק בפרטים הבסיסיים שציינו למעלה, ולהימנע למשל מהוספת סופרלטיבים שונים לגבי איכותכם המקצועית כאינדיבידואלים.
ברם, הוספת אזכור של משרדכם במדריך דירוג זר (Legal 500 לצורך העניין), במדריך דירוג ישראלי (D&B או BDI) או הוספה של הסלוגן של המשרד, לא תגרע ולא 'תנפח' את חתימת הדוא"ל שלכם.
מומלץ בחום להימנע משימוש באנימציות, ומשימוש מופרז בקישוטים גרפיים מוגזמים כגון לוגו עתיר צבעים, תמונות וציטוטים של שועי עולם, שכן תוספות כאלו "מנפחות" את הודעות הדוא"ל שלכם לשווא, יאטו את קצב קבלתן.
עומס גרפי גם מכביד ומפריע למציאת דרכי ההתקשרות. בנוסף, ציון פרטי ההתקשרות כשלעצמם יוצר מלל גרפי "עבה" דיו כך שאין צורך להכביד במילים.
אם הינכם זקוקים לכלל אצבע בהקשר זה- הדפיסו הודעות דוא"ל יוצאת. חתימת דוא"ל שתתפרס על פני מעבר ל-1/4 העמוד- מופרזת ויש להקטינה.
שורה תחתונה
חתימת דוא"ל היא כלי פשוט הטומן בחובו יתרונות, ומומלץ לנצל את יתרונותיו ולהימנע מהכנסתו לרשימות "אעשה מחר". בדקות ספורות של תשומת לב תוכלו להרוויח אמצעי שיווק יעיל ובחינם. ויש לזכור – עשו זאת באלגנטיות, עומס – יוצר לפעמים את האפקט ההפוך מזה שהתכוונתם אליו. בהצלחה.
