פירמות עו"ד מבקשות לבחון עצמן בפריזמה של יעדים, מדדים ושיפור ביצועים בדומה לחברות עסקיות בתחומי חיים אחרים. לצורך כך, החלו משרדי עורכי-דין להטמיע מערכות מידע עסקי מבוססות BI (ראשי תיבות Business Intelligence) הן ברמת הנהלת הפירמה והן ברמת השקיפות לשותפים. מדובר בנושא המקבל 'זרקור' בשנים האחרונות, והוא כולל כלים אנליטיים לניתוח פעילות הפירמה בכל החתכים והרמות – מתמחים, שכירים ושותפים ומטרתו בסופו של יום – לייצר יותר הכנסה ורווח בגין אותה העבודה המשפטית המתבצעת במשרד.
אחת מאבני היסוד של התנהלות נכונה וניהול עסקי תקין, הוא תכנון עסקי הן לטווח הקצר והן לטווח הארוך – תוך תרגומו לתוכנית עבודה עיסקית ותוך כדי מדידתו למול הביצוע העסקי. עמידה ביעדים ודיווח שוטף לפורום הניהולי, הן מהמשימות החשובות והמרכזיות בארגונים רבים. הטמעת נהלי בקרה ומדידה למול יעדים כספיים וכמותיים מאפשרים לפירמות לבחון את השגת המטרות והיעדים העסקיים שהציבו לעצמן.
התמודדות בשוק תחרותי מחייבת פירמות עורכי-דין לתת מענה לשאלות לא פשוטות, בין היתר:
- מה הם תחומי הפעילות והלקוחות הרווחיים בפירמה
- כיצד ראוי להקצות את משאבי כוח האדם למחלקות השונות
- האם בקשת שותף לתוספת כוח אדם הינה בקשה מוצדקת
- היכן הפירמה משקיעה שעות עבודה שאינן ניגבות
- איזה מהעובדים מצוי במצב של 'אבטלה סמויה'
- איזה מחלקות נמצאות בעודף כוח אדם
- למי מהמחלקות נדרשת תוספת כוח אדם
מעבר לבחינת הפעילות במשרד, פירמות עו"ד רבות המשכילות לאמץ התנהלות עסקית מוטת יעדים, סוג התנהלות שהוא נחלתן של חברות רבות, מגלות כי אימוץ סטנדרטים של התנהלות עיסקית מוטת יעדים, דורשת להקצות משאבים מתאימים תוך הקצאת כוח אדם מקצועי מתאים ומערכות תומכות החלטה, אשר יסייעו בהגדרת היעדים לכל תחום ולכל מחלקה ולאחר מיכן יסייעו בבחינת היעדים למול הביצוע.
תהליכי עבודה אלה חייבו בעבר הקצאת משאבים עסקיים וצוות מנהלה מתאים התומך בהגדרת היעדים בחינתם התאמתם ומדידתם השוטפת. שימוש מושכל במערכות ה BI יכול להקל את העומס ולצמצם את המשאבים הנידרשים לצורך הטמעת נהלי התנהלות עסקית מוטת יעדים.
חברות וארגונים רבים בונים מערך מידע תומך החלטה המורכב בדרך כלל ממערכת מידע מרכזית (ERP) החולשת על מרבית פעילות הפירמה ובפעמים אחרות נמצא מערכות ייעודיות נוספות דוגמת מערכת בילינג (Billing), מערכות בתחום השכר וה- HR וכדומה.
מעל לשכבת המערכות התפעוליות נמצא בחלק מהארגונים מחסני נתונים (DW) ומערכות בינה עסקית (BI) המשלבים את המידע מעולמות והמערכות השונות. בניית מערך מידע מסוג זה מחייבת השקעה בכסף ובמשאבים ארגוניים בבנייתו והטמעתו. מדובר לרוב בפרויקטים רב שלביים המתפרסים על פני מספר שנים, וגם לאחר בניית מערך שכזה, נדרשת השקעה שוטפת בצוות בתחזוקתו השוטפת.
הטמעת מדידה והתנהלות עסקית מוטת יעדים מחייבת הצלבת נתונים ממאגרי מידע שונים, אשר חלקם מגיעים מעולמות השכר אחרים מגיעים מנתוני השעות, נתונים אחרים מגיעים ממערכות הבילינג וחלק מהנתונים מגיעים מהספר הראשי.
בנוסף למידע המצוי במערכות התיפעוליות לסוגיהן, בבואנו לבחון את הפעילות למול יעדים שאנו מציבים לפירמה דוגמת יעד הכנסות למחלקה/אחראי ו/או יעד שעות לעובד נגלה כי חלק מהנתונים (דוגמת היעדים) לא ימצא באף אחד ממאגרי הנתונים הקיימים והינו תולדה של תכנון ותחשיבים כלכליים.
במשרדי עורכי הדין לא בהכרח שנימצא את מכלול שכבות המידע כפי שתוארו לעיל, ולעיתים רבות הכלי העיקרי לביצוע המדידה השוטפת והתאמתה ליעדים יהיה… אותו אקסל מוכר וידוע שמי מעובדי המשרד ערך לפני עידן ועידנים – והוא ממשיך 'לרוץ' שנים קדימה…
בשנים האחרונות נכנסו כלים ומתודולוגיות חדשות מעולם מערכות הבינה העסקית BI גם לעולמם של פירמות עורכי הדין. שימוש נכון במערכות בינה עסקית מאפשר לפירמות רבות, שבעבר נמנעו מכך משיקולי עלויות וכוח אדם, להטמיע התנהלות עסקית מוטת יעדים תוך שימוש בכלי BI מתקדמים, וכמי שנמצאים בחזית השינוי – לא נותר לנו אלא רק לברך על כך.
