שוב הגיע הזמן הזה בשנה בו הגיעה העת לביצוע ההגשות למדריכי הדירוג הבינלאומיים. הפורמטים ארוכים ומעייפים, ההנחיות מתעדכנות, ובסופו של יום – נותר רק לשבת ולהמתין לדירוג. אנחנו כאן לסיוע! מוזמנים למאמר המפרט על מספר טעויות נפוצות בתהליך ההגשה, וכן טיפים יעילים שיסייעו 'לצלוח' את תקופת ההגשות הקרובה. נצא לדרך:
(1) כמות קטנה מדי של ממליצים
המענה ואיכות המשוב של לקוחות ממליצים הם אחד מהגורמים המרכזיים לכך שפירמה תופיע בדירוג, ולכן המסקנה פשוטה – ככל שניתן (יש מדריכים שמגבילים זאת) – מומלץ להגיש כמה שיותר ממליצים, ומומלץ שהממליצים יעודכנו כי החל מתאריך X יש אפשרות שיעמדו איתם בקשר. חשוב מאוד לזכור שרק חלק מהלקוחות שנמסור את פרטיהם כממליצים ישיבו כשמדריכי הדירוג יצרו איתם קשר (בין אם מכיוון שהדוא"ל יסווג כ- SPAM, בין אם מכיוון שאין לממליץ זמן ושאר ירקות). לכן, ככל שיהיו כתובים יותר לקוחות ממליצים – שיעור התגובה יהיה גבוה יותר.
(2) לא לערב את הלקוחות
הוכח כי מתוך רשימת הלקוחות הממליצים, אלו שהשותף במשרד עורכי הדין פנה אליו באופן אישי (וכמובן שיש עדיפות לשיחת טלפון קצרה ולא רק לדוא"ל) – נוטים להגיב יותר, וכמובן גם לתת מענה רחב יותר ואיכותי יותר. אם עשיתם עבודה טובה, ויש לכם מערכת יחסים טובה עם הלקוחות שלכם, הם עשויים לעזור על ידי מתן משוב אוהד על העבודה שלכם – שוחחו איתם, בקשו מהם לשתף פעולה, ובקשו גם עדכון קל לאחר מכן והודו להם בחום.
(3) ציון מנכ"לים ובעלים של חברות כמליצים
אנשי מחלקת המחקר של מדריך הדירוג אינם מתרשמים מתפקידו של הממליץ. אין מבחינתם חשיבות האם מדובר בבעלים של חברה, או בדירקטור. בעוד שמנכ"ל של לקוח של החברה עשוי אמנם להיות האדם הנכון להמלצה – לא פעם מדובר בהמלצה 'מסוכנת' מדי. מדובר באנשים שלא פעם עסוקים מדי מכדי לדבר עם החוקרים של מדריכי הדירוג, חלקם לא מכירים את העבודה הטובה שנעשית בעבורם באופן אישי, והמלצה שלהם עלולה להיות 'חרב פיפיות'. בשורה התחתונה – קל ופשוט – מומלץ לשלוח כממליצים את אנשי הקשר היומיומיים מהחברה.
(4) לא להגיב על המתחרים או העמיתים שלך
פירמות רבות נרתעות מלתת שבחים למשרדי עו"ד מתחרים מחשש להשפעה שלילית של שבחים אלו על הדירוג שלהם. עם זאת, חשוב לזכור כי מתן משוב על העמיתים מסייע לספק הזדמנות למחלקת המחקר לקבל חוות דעת מדויקת יותר על קולגות – להכניס 'על הדרך' את הלקוחות שלכם כאשר משרדי עו"ד נמצאים בצד שמנגד – וגם למצב עצמכם באור חיובי מול החוקרים של מדריכי הדירוג.
כשאתם מראים שאתם יודעים מי המתחרים שלכם, ומי הם עורכי הדין המוכרים בתחום העיסוק המרכזי שלכם – ההבנה היא שאתם חלק מאותה 'קבוצת איכות', ולא רק עומדים מהצד.
(5) הגשה מצומצמת מידי
כדאי מאוד לכלול כמה שיותר תיקים (במסגרת מספר התיקים המותר על ידי המדריך – ככל שיש LIMIT שכזה) בכדי להראות שהפירמה שלכם מטפלת במספר לא מבוטל של מקרים / עסקאות / תיקים – באותו תחום עיסוק ספציפי. במקומות בהם איכות הלקוחות ו/או העסקאות אינם ‘מהשורה הראשונה’ – אין מנוס מלנסות ולפצות על כך על ידי נפח של הגשה. הגשת תיקים נוספים (בדגש על אלו הניתנים לפרסום) תספק גם את האפשרות למחלקת המחקר לכתוב עליכם טקסט – לצד כל משרד עו”ד מדורג במדריכי הדירוג הזרים מופיע טקסט המתאר את הפעילות, השותפים המרכזיים, לקוחות מעניינים וכו’. טיפ חשוב- התייחסו לטקסט כאל כתיבת קורות חיים – שמרו על תמציתיות והדגישו את הנקודות החזקות והתכונות הייחודיות של התיק ושל החלק של משרדכם בו.
(6) הגשת חומרים מיושנים
היזהרו משליחת חומרים שלא נכנסים לתוך תקופת ההגשה – כפי שהוגדרה על ידי מחלקת המחקר של המדריך המדרג. חשוב לבדוק את תאריך ההשלמה של כל הליך ותיק כדי לוודא שהוא נופל בתוך התקופה הרלוונטית (במהלך 12 החודשים שקודמים למועד ההגשה). הליכים ומידע מיושנים – ואין זה משנה עד כמה הם משמעותיים ו/או מעניינים ו/או תקדימיים – ככל שהם מחוץ למסגרת הזמן – יהיו חסרי משמעות מבחינת המדריך, ועלולים גם לפגוע באמינות שלכם בעיני מחלקת המחקר, כמי שמנסים ‘להחליק פנימה’ עסקאות פחות רלוונטיות. השאירו אותם מחוץ לדירוג, או לחילופין – דונו בהם הקצרה בפרק ה- ‘כללי’ המתאר את הפרקטיקה.
(7) היעדר עבודה דומה עם משרדים מדורגים
כדי להיות מדורגים בקבוצות הדירוג הגבוהות בתחומי העיסוק הספציפיים, ראוי כי תיאור הפעילות – לצד המשרדים המייצגים מהצד שמנגד – יהיו משרדים מה- Tier הגבוהים שבנמצא. גם אם מדובר בתיק שאינו משמעותי ו/או גדול מאוד – אך מהצד שמנגד מופיע משרד Tier #1 בו תוכלו גם לתאר את הפעילות וכן לנקוב בשמם של השותפים מהצד שמנגד – זה בוודאי לא יהיה כנגדכם…
(8) הגשה מאוחרת
נדרש לא מעט זמן כדי לייצר הגשה, במיוחד כאשר נדרשת הכוונה ואישור משותפים ועורכי דין רבים. אנחנו מכירים את התהליכים, את הקשיים, ואת הייסורים. ברם אולם, ביצוע הגשות במועד למדריכי הדירוג – הם לא פעם אלמנט חשוב – שלא לומר תנאי מוקדם – לתוצאה מוצלחת עבור ביצוע הדירוג. הנושא בא לידי ביטוי במיוחד כאשר אותו לקוח מצוין על ידי כמה משרדי עורכי דין שונים – בדרך כלל כאשר מדובר בתיקים סבוכים או עסקאות מרכזיות. החוקרים של מדריכי הדירוג לא יבקשו פידבקים מרובים מלקוחות משותפים של משרדי עורכי דין שונים, ויפנו רק לאלה של המשרדים שהגישו ראשונים, לפי המועד האחרון להגשה. השתדלו לעמוד בזמנים. זה באמת חשוב – לעיתים גם לא ניתן לבצע הגשה מאוחרת משום שאינה נבדקת כלל.
סוף דבר
כל תחום מדריכי הדירוג וביצוע ההגשות הינו תחום מורכב וקשוח ובעל כללים רבים. יש שיגידו שזו תורה שלמה בדגש על ביצוע הגשה נכונה והוצאת המיטב מהתיקים ומהחומרים הניתנים להגשה. הטעויות המנויות במאמר זה הינן מהסוג 'הנפוץ' והקריטי (לא פעם) שעלול להשפיע על מיקום המשרד (אם בכלל) במדריך הדירוג. עברו היטב על הפורמטים, שימו לב שאתם לא מפספסים דבר, וכמובן – תמיד מוזמנים לפנות למשרדנו לסיוע והתייעצות. המון בהצלחה.
