בשנים האחרונות פותחו כלים טכנולוגיים רבים שמטרתם לסייע, לייעל ולהקל את עבודתם של עורכי דין. ישנם מספר רב של כלים המציאים יתרונות שונים המוצעים לשימוש עבור עורכי הדין ומשרדים – אך שינויים הם אף פעם לא דבר פשוט, בוודאי בתחום כה וותיק.
יש הרגלים שיהיה קשה לשנות גם כאשר מדובר בשינוי חיובי מלא ביתרונות אישיים וכלל משרדיים, אך קושי אינו מילה נרדפת לבלתי אפשרי. בעזרת הכנה נכונה, טקטיקה ותכנון מוקדם, ניתן בהחלט להטמיע שימוש בכלים טכנולוגיים גם במשרדים וותיקים.
מוזמנים לכמה 'פנינות' שיסייעו להסביר מהי הדרך הנכונה להטמעת כלים ומערכות טכנולוגיות חדשות. ראשית, יש לאפיין מה הוא סוג הכלי אותו אתם מנסים להטמיע.
- האם מדובר בכלי 'פשוט' או מורכב?
כלי פשוט ואינטואיטיבי אינו זקוק בהטמעה מורכבת – ניתן אף להסתפק במייל בתפוצה כלל משרדית המציג את הכלי הזמין לשימוש העובדים.
כאשר מדובר בכלי מורכב יותר – ההטמעה מורכבת יותר. לרוב מדובר בכלים שיש להם מגוון רחב של פיצ'רים שרוב המשתמשים כלל לא מנצלים, ולכן לא מפיקים מהם את מירב התועלת. כלי שבמהותו מורכב יותר, יהיה מאתגר יותר להבנה של העובדים והטמעתו.
- הכל מתחיל בראש
גם מנטלית, אך הכוונה היא לכך שמשרדי עו"ד הינם גוף היררכי, ולכן מומלץ להתחיל מלימוד הכלי בקרב השותפים הבכירים במשרד, לרבות הסבר לקראת מה הולכים, מדוע בחרנו בכלי הזה, מה היתרונות של הכלי, ולא פחות חשוב – להסביר שמדובר בתהליך ולא ב- 'זבנג וגמרנו'.
השלב הבא הוא מינוי אדם שיסייע בהטמעה, בתפעול, ובהתמודדות מול הקשיים. בין אם מדובר באדם מטעם המשרד, או אדם שיכול לשמש כמומחה תוכן בכל הנוגע לתפעול ושימוש בכלי החדש.
- שינוי שדורש מאנשים הבנה ומחויבות
השלב הבא הוא הצגת הכלי והפיצ'רים שהוא מציע. הדרך האפקטיבית ביותר ללמד את הצוות המשפטי במשרד אודות הכלי – היא לרוב באמצעות סדנאות בקבוצות קטנות, בהן אותו מומחה תוכן ילמד את הצוות אודות הכלי – לרבות תרגול בפועל.
הרעיון של הסדנאות הוא להכיר לעובדים את הפיצ'רים העומדים לרשותם, איך משתמשים בהם, לרבות הסבר כיצד זה משתלב בעבודת היומיום.
התהליך לא נגמר כאן – מומלץ לבצע סדנאות ריענון לאחר מספר שבועות גם כדי להעמיק בפיצ'רים נוספים – וגם לסייע למי שלא מצליח לתפעל.
- המפתח להצלחה
כדי להבטיח כי השימוש בכלי יוטמע (אחרי הכל – מדובר בכלי שהמשרד משלם עליו – לעיתים לא מעט כסף) חשוב לאכוף שימוש בכלי. למה הכוונה?
אם החלטתם שמהיום משתפים מסמכים דרך SharePoint למשל, יש להוריד הנחייה (ראשית למנהלים שיורידו אותה מטה) כי מעתה והלאה לא נקבל יותר מסמכים דרך המייל (אלא אם יש סיבה ממש טובה לכך).
למנהלים בפירמה אחריות וחלק פעיל בתהליך, וחשוב להנחות אותם בשיחת עוד בתחילת הדרך לגבי חשיבות הנושא.
סוף דבר
בפעם הבאה שתנסו להטמיע שימוש בכלי חדש, זכרו כי מדובר בתהליך שלוקח זמן. יש להבחין בין סוגי הכלים, להעמיד מומחה תוכן שיסייע להטמעה ולוודא אכיפה לכלי כדי שאכן ייקלט. כל אלו יעזרו לנו להטמיע כלי חדש עם כל יתרונותיו.